Die 8 Schritte guter Entscheidungen
Eine der wichtigsten aber in vielen Fällen vernachlässigte Aufgabe von Führungskräften ist es Entscheidungen zu treffen. Im Recruiting, in der Einführung bestimmter Management Methoden, Businessprozesse oder Softwaresysteme, in der Budgetverteilung oder aber bei ganz alltäglichen Entscheidungen … immer wieder geht es darum eine Veränderung herbeizuführen deren Implikationen gut durchdacht werden sollten.
Fredmund Malik beschreibt in seinem Buch “Führen, Leisten, Leben” einen sehr einfachen aber umso durchdachteren Prozess, den jede gute Entscheidung durchlaufen sollte. Im grunde basiert dieser Prozess auf 8 aufeinanderfolgende Schritte, von denen allerdings keiner ausgelassen werden sollte, auch nicht bei scheinbar sehr einfachen Entscheidungen oder Nebensächlichkeiten:
- Präzise Bestimmung des Problems
- Spezifikation der Anforderungen, die die Entscheidung erfüllen muss
- Herausarbeiten aller Alternativen
- Analyse der Risiken und Implikationen jeder Alternative
- Festlegung der Grenzbedingungen
- Entschluss selbst
- Einbau der Realisierung in die Entscheidung
- Etablieren von Feedback, Follow-Up und Follow-Through
Ich möchte kurz auf die einzelnen Schritte eingehen.
1. Präzise Bestimmung des Problems
Es ist wichtig sich bei der Problembestimmung nicht mit Symptomen oder Meinungen zufrieden zu geben. Es geht darum die wahren Ursachen und Tatsachen aufzudecken die eine Entscheidung erfordern. Man sollte sich die wichtige Frage stellen: Worum geht es hier wirklich? Bei der Beantwortung muss man sich Zeit lassen um die Antwort nicht zu schnell und leichtfertig zu geben. Der Grund: Von einem falsch verstandenem Problem kann man nie (oder nur zufällig) zu einer richtigen und nachhaltigen Entscheidung gelangen.
2. Spezifikation der Anforderungen
Hier geht es um die vollständige und präzise Herausarbeitung der Anforderungen und Kriterien denen die zu treffende Entscheidung entsprechen muss. Es ist wichtig die folgende Frage zu beantworten: Worum geht es hier wirklich? Und nicht etwa: Was ist am einfachsten, was am angehmsten, leichtesten oder für mich am besten? Dabei ist geht es aber nicht um den Maximalzustand sondern um den Minimalen Idealzustand. Zwei Prinzipien stecken darin: 1. Die Anforderungen müssen das Minimum beschreiben. Alles was darüber hinaus gilt ist zwar willkommen aber nicht unbedingt benötigt. Und 2. Es geht um den Idealzustand. Kompromisse sollten aussen vor gelassen werden. Man kommt noch früh genug zu Kompromissen.
3. Suche nach Alternativen
Bei der Suche nach Alternativen sollte man zwei gängige Fehler vermeiden:
- Mit den ersten, einleuchtenden Alternativen zufrieden geben. Wirksame Leader wissen, dass es immer noch mehr Alternativen gibt und zwingen sich und ihr Mitarbeiter dazu sich nicht sofort zufrieden zu geben, sondern immer weiter zu suchen und den gesamten Horizont zu betrachten.
- Die Null Variante, den Status Quo ausschließen. Der heutige Stand ist zwar nicht der beste (deshalb will man ja eine Entscheidung fällen) sollte aber niemals aus dem Optionenraum ausgeschlossen werden.
4. Durchdenken der Risiken und Implikationen jeder Alternative
Dies ist der arbeitsintensivste Schritt. Zunächst gilt es ein Framework zu modellieren bzw. auszuwählen und anschließend umfassend und genau mit objektiven Inhalten zu füllen.
5. Festlegung von Grenzbedingungen
Nachdem man die Informationen zu den einzelnen Alternativen gesammelt und eingeordnet hat gilt es die Integrationsfläche - die Prozesse, Abteilungen, Systeme, Strukturen, Personen etc. - zu analysieren und nach Grenzbedingungen und Ausschlußkriterien zu suchen.
6. Der Entschluss selbst
Man kann nur zu einem Entschluss gelangen, wenn man die ersten 5 Schritte durchlaufen hat. Man muss sich sicher sein, dass weitere Analysen und Studien nicht bringen. Aber: Trotz aller gesammelten Informationen ist es auch ratsam auch auf einen sehr günstigen Berater zu hören: Seine eigene innere Stimme.
7. Realisierung der Entscheidung
Laut Malik ist es 10 Mal schwieriger eine Entscheidung zu realisieren, als den Entschluss zu fassen. Aber: Man kann erst von einem Entschluss sprechen, wenn es sichtbare Ergebnisse gibt. Ohne Ergebnisse hat man lediglich gute Absichten - aber nicht mehr. Deshalb gilt: Die Maßnahmen, die für die Realisierung wichtig sind, sollten festgelegt und aufgeschrieben werden. Aber das Aufschreiben allein reicht nicht. Für jede Maßnahme muss eine Person die Verantwortung tragen, und für die Umsetzung muss es Termine und Deadlines geben. Denn: Am Ende des Tages werden Entschlüsse durch den Terminbezogenen Vollzug von Maßnahmen durch Personen realisiert.
8. Etablierung von Feedback, Follow-Up und Follow-Through
Wenn eine Entscheidung getroffen wurde muss die Person / müssen die Personen, die Owner der Entscheidung sind der Realisierung nachgehen. Personen, die an der Realisierung arbeiten müssen regelmäßiges Feedback über den Gesamtstatus, die Anforderungen, Ergebnisse und Erfahrungen anderer Maßnahmen erhalten. Die Finalisierung bzw. die Erreichung von Ergebnissen muss kontrolliert werden ohne dabei die Verantwortlichkeit der Umsetzer zu unterwandern. Es geht um Koordination, Information und weitere Entscheidungen sobald sich in der Umsetzung Probleme zeigen.
